detail
A) Samostatná působnost
- koordinuje spisovou službu MML; zpracovává metodiku provozu elektronického systému spisové služby; metodicky dohlíží na dodržování spisového řádu na jednotlivých odborech; provozuje podatelny a spisovny magistrátu; provádí archivování a skartace písemných materiálů, technické dokumentace a projektů; eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům, odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města;
- archivuje originály smluv uzavíraných SML;
- zajišťuje provoz recepcí a infopointů MML, podává informace a poskytuje formuláře a infomateriály;
- zajišťuje obsahovou náplň elektronických komunikačních vazeb mezi MML a veřejností (SMS kanály, internet, webové portály atd.);
- zajišťuje centrální evidenci podaných žádostí o informace, předává žádosti příslušným odborům dle obsahového zaměření požadované informace a vypracovává výroční zprávy dle zákona č. 106/1999 Sb.;
- zajišťuje telefonické spojení veřejnosti s MML;
- zajišťuje vyřizování úředních záležitostí a pohyb občanů s handicapem v budovách MML;
- zajišťuje vyvěšení informací o aktuálních akcích a jednáních s veřejností v budově radnice;
- zajišťuje provoz spisoven a péči o spisový materiál (přebírání materiálů z jednotlivých odborů do ústřední spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic, vedení evidence zapůjčených písemností v zápůjční knize, každoroční skartaci materiálů s prošlou archivační lhůtou ve spolupráci s příslušným státním archivem);
- zajišťuje koordinované zásobování MML kancelářskými potřebami a dalším provozním materiálem;
- komplexně zajišťuje informačně-orientační systém v budovách MML;
- podílí se na materiálním zabezpečení voleb a referend;
- zajišťuje agendu razítek;
- zajišťuje vybavení MML hmotným dlouhodobým majetkem (elektrospotřebiče).
B) Přenesená působnost
Zajišťuje zveřejnění vyhlášek a úředních písemností na úřední desce města.
